JAXForms wird seit September 2016 im KAIO des Kantons Bern als zentrale Formular- /Umfrage- und Kollaborationsplattform eingesetzt. Dank einer WTO-Beschaffung im Jahr 2022 ist die nachhaltige Weiterentwicklung sowie der Support bis ins Jahr 2030 gewährleistet.
Ausgangslage
Als gesamtstaatliche Expertenstelle bietet das Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO) Dienstleistungen zu Führung, Organisation und Mitteleinsatz in der Informatik an. Zudem steht es als Ansprechpartner bei grundsätzlichen Fragen des Informatikeinsatzes sowie für die Bewirtschaftung von strategischen Grunddaten zur Verfügung und hat entschieden die frühere Webformularfunktionalität vollständig abzulösen.
Umsetzung
Aktuell sind auf den ca. 40 Internet- und Intranet-Websites insgesamt rund 250 Standardkontaktformulare, ca. 850 individuelle Online-Formulare und -Umfragen sowie ca. 70 Datapools zweisprachig aufgeschaltet. Die Menge an zu verarbeitenden Formulardaten beträgt bis zu 40’000 Einsendungen pro Monat (!) oder durchschnittlich täglich rund 300 bis 1300 Formulare (Tendenz zunehmend). Es handelt sich bei den Formularen also um eine wichtige Form der Kommunikation und des Datenaustauschs zwischen Bürgerinnen / Bürgern und kantonalen Behörden.
Die Formularerstellung ist einfach und benutzerfreundlich. Selbst komplexe Formulare können ohne Programmierkenntnisse mit einem Wizard umgesetzt werden. Formularseiten können ihren eigenen Design-Richtlinien oder -Vorgaben auf der Basis von vordefinierten Styles (CSS) angepasst werden. Formulare werden medienbruchfrei und optisch passend in bestehende Systemlandschaften integriert werden.
Nebst den Formularen bietet die Plattform die Möglichkeit, Online-Umfragen einfach und schnell umzusetzen und eingereichte Daten oder bestehende Datentabellen über JAXForms Datapools ohne Programmieraufwand in bestehenden CMS-Seiten zu integrieren.
Fazit
JAXForms wird seit September 2016 im KAIO als zentrale Formular-, Umfrage- sowie Kollaborationslösung eingesetzt. Die frühere Webformularfunktionalität wurde vollständig abgelöst. Die JAXForms Formularlösung ist mehrsprachig, mandantenfähig, modern, flexibel und kann unabhängig von den unterschiedlichen Websitelösungen (Content Management-Systeme) betrieben werden. Die Formulare, die Daten und Datenempfänger können effizient in einem Backend verwaltet werden. Zudem wird die JAXForms Plattform auch für individuelle Webanwendungen in verschiedenen Ämtern eingesetzt. Derzeit existieren mehr als 15 dedizierte eGovernment-Anwendungen für unterschiedliche Bedürfnisse.
JAXForms betreibt die Lösung 7×24 in einem der sichersten Rechenzentren der Schweiz auf einem 100% Open Source Software-Stack mit Failover Clustering und Mulitnode-Betrieb. Die Formulare sowie die Lösungsplattform werden stetig weiterentwickelt. Der Kanton Bern investiert mit der bestehenden WTO-Beschaffung unter anderem auch in die Weiterentwicklung sowie den Ausbau dieses digitalen Angebots.
Fakten & Lösungen
Der Service umfasst folgende Leistungsmerkmale:
- Formulare und Daten können durch den Kunden selbst verwaltet werden.
- Die erfassten Daten können medienbruchfrei zur weiteren Verwendung bereitgestellt werden (CSV-/XML-Export, E-Mailweiterleitung oder als Webservice).
- Formular-Layout nach Kundenwünschen gestaltbar. Felder-Aufteilung auf mehrere Seiten sowie Feldeingabeprüfungen mit Fehlermeldungen und Hinweisen.
- Möglichkeit, das Ausfüllen zu unterbrechen und ohne Datenverlust fortzusetzen (temporäres Speichern der Daten).
- Hilfswerkzeug zur Erstellung der Formulare, z.B. automatische Erzeugung des Layouts
- PDF-Quittung und PDF-Formular anhand der Formulardaten zum Ausdrucken.
- Automatische Benachrichtigung nach Eingang eines ausgefüllten Formulars.
- Unterstützt formularbezogene Rollen- und Rechtekonzepte.
- Formularausgabe der erfassten Daten auf diverse generische Ausgabemedien wie HTML-Seite (Preview im Wizard), PDF oder E-Mail
- Micro-Publishing von erfassten Daten sowie Datentabellen als «Datapools» auf eigenen Webseiten
- Generisches Modul «Standard Kontaktformular» mit Triagierung und Benachrichtigung / Versand der Daten
- Mandantenfähig und mehrsprachig
- Hosting und Betrieb in einer dedizierten JAXForms SaaS-Lösung inkl. Support (7×24)
Nutzen:
- Zentraler Formularservice für alle Ämter / Bedürfnisse
- Eingegebene Daten in IT-Systemen weiterverwendbar (Bewirtschaftungssystem)
- Validierungsprüfung der eingegebenen Daten
- Barrierefreier Zugang WCAG AA (Zertifikat von Stiftung für alle, 2016)
- Formularerstellung und Anpassung über ein GUI (WYSIWYG Wizard)
- Umsetzung CD Kanton Bern
- Formularbezogene Workflows
- Personalisierter Posteingangskorb
- Kunde kann eigene Formulare, Umfragen und Benutzer selbst kreieren und verwalten
- Stabile, ausbaufähige Hosting Umgebung (Multinode Betrieb)
Verwendete Schnittstellen und eGovernment-Services:
- EVOK
- CMI
- Bedag Fileshare
- Scanner API
- BISO
- Sedex
- sFTP
- Escada
- GIS MAP Kanton Bern
- Schweizerische Post Adressverifikation
- Persiska
- Service-Now
- BELogin
- ERZ-Kontroller
- Anbindung/Lookup diverser Register und Webservices für das Befüllen von Formularfelder und -Blöcke sowie Übermittlung der Formulardaten mit SOAP und REST
Geleistete Arbeiten/Rollen:
- Issue-Tracking mit JIRA, Dokumentation mit Confluence
- Telefonsupport 8:00-17:00, Pikett 7×24 sowie 2nd / 3rd Level Support
- Hosting-/Betriebssupport inkl. Überwachung (Monitoring)
- Laufende Einspielung von sicherheitskritischen Updates (OS, DB, LB)
- Softwarewartung (adaptiv / korrektiv), Community Upgrades
- Projektleitung, Formular Design, CI/CD Design, Business-und Requirementanalyse
- Realisierung/Entwicklung/Beratung von komplexen eGovernment-Anwendungen