Formulardaten verarbeiten
Mit der JAXForms Formularlösung lassen sich verschiedene Systeme anbinden und durchgängige Datenprozesse etablieren. Verwenden Sie JAXForms als reiner Durchlauferhitzer oder als komplette Fachlösung für ihre digitalen Bedürfnisse.
JAXForms als Durchlauferhitzer
Eingegangene Formulardaten sollen so schnell wie möglich in die Fachanwendungen gelangen. JAXForms kann Webservices zeit- oder workflow gesteuert über Webservices aufrufen (Push) bzw. entgegennehmen (Pull). Fachanwendungen können diese Webservices benutzen um:
- Daten im Formular abzufüllen
- Auswahllisten zu befüllen (Rest Endpoint URL sowie JSON Name für ID/Anzeige)
- Daten direkt in ihre Anwendungen zu überführen (über Rest Client)
- Eigene Validierungen in Ihren Anwendungen workflowbasiert anzustossen
- Erfasste Formulardaten zu suchen und zu konsumieren
- JAXForms über interne Statusänderungen zu informieren
- Anzeige eines persönlichen Posteingangskorbs mit Statusanzeige und Workflowaktivitätsmöglichkeiten
JAXForms als individuelle Fachanwendung nutzen
Existiert keine resp. eine veraltete Fachanwendung, so können sämtliche Digitalisierungsprozesse medienbruchfrei innerhalb des JAXForms Backend realisiert werden. Dutzende von vorgefertigten Adaptoren und Plugins stehen als Feature zur Verfügung oder können jederzeit erweitert oder neu hinzugefügt werden. Mit JAXForms wurden bereits mehrere komplexe Webanwendungen erfolgreich realisiert und umgesetzt.
Dieser Arbeitsfluss ermöglicht das Weiterverarbeiten des eingereichten Formulars durch verschiedene Gruppen (zum Bespiel Vier- oder Sechsaugen Prinzip, Genehmigungsprozesse, etc.). Der eingeloggte Benutzer sieht dann auch nur seine zu bearbeitenden Formulare und kann diese abarbeiten. Mehrere Arbeitsgruppen und Personen können so parallel mit ihren Anträgen arbeiten.
Alle sich im Eingangskorb befindende Formulare können manuell als PDF, XML, JSON oder CSV exportiert werden. Sämtliche Ereignisse in der Formularbewirtschaftung werden mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert. Pro Formulareingang stehen Kommentarfunktionen, Änderungsverfolgung, XML- und PDF-Export zur Verfügung. Die Anzeige kann individuell an eigene Bedürfnisse (Anzeige Kolonnen, Listengrösse, etc.) angepasst werden. Auch der Suchfilter ist individuell gestaltbar.
Dadurch ist es möglich, sämtliche Mutationen der Formulardaten lückenlos nachzuvollziehen. Dies ist insbesondere bei sensitiven Angaben unerlässlich.
Dabei werden neben dem genauen Zeitpunkt und dem Bearbeiter auch der alte resp. der neue Wert gesichert.
Es können beliebig viele Workflowdefinitionen mit unterschiedlichen Status und Statusübergängen definiert werden. JAXForms bietet neben der tabellarischen Sicht auch eine grafische Ansicht des Netzplans an.
Eine Netzplanung wendet Konzepte der Graphentheorie an. Meist besteht der Netzplan aus einem planbaren Graphen mit Knoten und Kanten. Bei einer Kantendefinition (Verbindung zweier Knoten) wird eine frei wählbare Aktion angestossen. Diese Definition kann mit einer Vor- und/oder Nachbedingung sowie Berechtigungsgruppe oder -Rolle konfiguriert werden. Der Formularservice hat bereits einen vordefinierten Satz von Aktionen (Bsp. Speichern, Drucken, Email versenden, etc.) welcher aber zu jedem beliebigen Zeitpunkt auch mit individuellen Aktionen erweitert werden kann. Bei der individuellen Aktion hat man die Möglichkeit, eine extra für diesen Fall ausprogrammierte Aktionsklasse (Java-Interface ) anzugeben. Somit ist eine höchstmögliche Flexibilität garantiert. Drittsysteme oder Prozesse können so schnell und einfach im laufenden Betrieb integriert resp. angesprochen werden.
Die Empfangsbestätigung kann pro Formular mehrsprachig frei hinterlegt werden (inkl. Platzhaltern). Sie kann die erfassten Daten (als JSON, XML oder CSV), die hochgeladenen Beilagen sowie das generierte PDF beinhalten.
Das gesamte Benachrichtigungskonzept orientiert sich dabei an einem vordefinierten Workflow oder einem spezifischen Formular. Pro Workflow resp. Formular können status- oder inhaltsbezogene Benachrichtigungen (Email, Desktopnachricht, SMS, etc.) definiert werden. Bei der inhaltsbezogenen Benachrichtigung ist sogar eine komplexe Triagierung möglich. So können zum Beispiel aufgrund einer bestimmten Auswahl (via Dropdowns) unterschiedliche Amtsstellen benachrichtigt werden. Es ist sogar möglich, einzelne Auswahlen (zum Beispiel Gemeindeauswahl) zu einem Auswahlkreis zusammenzufassen und zu benachrichtigen.
Eine Benachrichtigungsdefinition spezifiziert den Auslöser, den Sender und Empfänger der Nachricht (inkl. Betreff, dynamischer Inhalt mit freiwählbarer Kopf- und Fusszeile) sowie die Art und den Inhalt (Text, Beilagen, PDF, etc.).
Diese Zuweisung kann manuell durch den Benutzer oder automatisiert basierend auf einem Status erfolgen. Für die Übermittlung an Drittsysteme können sämtliche Formularmetadaten, Formulareigenschaften sowie inhaltsbezogene Formulardaten verwendet werden.
Der aktuelle Formularstatus kann jederzeit angepasst werden. So kann zum Beispiel ein bereits genehmigtes Gesuch wieder auf „eingereicht“ gesetzt werden. Alle Workflow Statusübergänge werden protokolliert und können über eine Übersicht angezeigt werden. Das System zeigt zudem an, an welchem Arbeitsschritt sich das Formular derzeit befindet und wer es nun wie zu bearbeiten hat.
Für die interne Bearbeitung einer Formularinstanz und deren Formulardaten können einzelne Formularfelder oder ganze Formularbereiche pro Status, Gruppe und Benutzerrollen ein- oder ausgeblendet resp. bearbeitet werden. Somit lassen sich je nach Wunsch interne Arbeitsabläufe mit Checklisten oder anderen Zusatzinformationen anreichern.
JAXForms bietet drei Arten von Schnittstellen, um den Austausch von Daten mit anderen Systemen zu ermöglichen:
- SOAP
- REST
- Dateisystem-Datenpaket
Weitere Informationen:
https://wiki.jaxforms.com/display/JAXFORMS25/Schnittstellen