Das Bundesamt für Polizei (Fedpol) und das Staatssekretariat für Migration (SEM) gehen bei der Digitalisierung ihrer Formularprozesse gemeinsam vor. Sie haben sich für eine Webformular-Lösung von JAXForms entschieden und zeigen damit, wie digitale Synergien in der Bundesverwaltung gelebt werden.
Der Grund für die Partnerschaft ist pragmatisch: Beide Ämter arbeiten täglich mit einer Vielzahl von Formularen in unterschiedlichsten Formaten: Papierformulare, PDFs und Webformulare. Diese Vielfalt ist ineffizient und fehleranfällig. Mit einer gemeinsamen Lösung wollen Fedpol und SEM ihre Formularverwaltung vereinheitlichen und professionalisieren.
Moderner Rahmen für Digitalisierung
Diese Zusammenarbeit passt perfekt zur neuen Strategie des Bundesrats. Im März dieses Jahres hat der Bundesrat neue Richtlinien für digitale Synergien in der Verwaltung festgelegt. Bei Digitalprojekten ab einer Million Franken wird künftig systematisch geprüft, ob es bereits bestehende, gemeinsame Lösungen gibt. Fedpol und SEM zeigen mit ihrer Beschaffung, dass diese Synergieprüfung funktioniert.
Viele Formulare, viele Transaktionen
Das Ausmass der Aufgabe ist beachtlich. Fedpol bewirtschaftet 40 bis 50 Formulare mit jährlich 10’000 bis 20’000 ausgefüllten Formularen. Das Staatssekretariat für Migration verwaltet 15 bis 20 Formulare mit 5’000 bis 10’000 jährlichen Transaktionen. Viele dieser Formulare sind veraltet oder nicht mehr aktiv. Die neue Lösung soll es beiden Ämtern ermöglichen, ihren Formularbestand systematisch zu modernisieren und kontinuierlich zu digitalisieren.
JAXForms setzt sich durch
Bei der öffentlichen Beschaffung gingen sieben Angebote ein und JAXForms konnte überzeugen und erhielt den Zuschlag.
Der Go-Live ist noch in diesem Jahr geplant. Ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung einer modernen, synergistischen Bundesverwaltung.
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